¿QUE ES UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIOZADO?
"Un sistema de contabilidad computarizado es el que se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales."
Importancia de
los Sistemas.
Todo el
proceso de generación de información en las empresas esta soportado por
sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los
gerentes a "generar información". Este proceso no es del todo fácil,
ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere
el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.
El éxito
de un sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptación que los
usuarios le asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el
esfuerzo de tener un buen sistema de información.
Ventajas y Desventajas.
Ventajas.
Los
sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las
ventajas principales son las siguientes:
·
Rapidez y
oportunidad.
Puede
proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la
computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
Volumen de
producción.
Se puede
manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su
rapidez de procesamiento.
Protección
contra errores.
Se reduce
mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor
exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar
los errores.
Pases automáticos
al mayor.
Los pases
al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un
enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume
bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable
manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita
errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito
como un crédito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.
Preparación rápida
de informes.
En un
sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
Un sistema
computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio:
Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
Desventajas.
Las principales desventajas son:
Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
El alto costo en el entrenamiento del personal.
Los programas deben ser confiables.
La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.
En conclusión, podríamos afirmar
que las desventajas de un sistema contable
computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para
muchos no es preocupante.